Ein Kunde eines internationalen Unternehmens fragte mich vor Kurzem, wie sie Probleme in ihren Ausbildungsprogrammen lösen könnten

In dem Unternehmen durchlaufen ständig Hunderte von neuen und bestehenden Führungskräften ihre Führungsprogramme. Anstatt die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, erwiesen sich die Programme jedoch als ineffektiv. Statt die gewünschten Führungsqualitäten zu stärken, waren Rückmeldungen häufig von Unzufriedenheit geprägt. Des weiteren wurde es zunehmends logistisch schwer und auch sehr kostenintensiv, die große Anzahl an Personen an Führungsschulungsprogrammen teilnehmen zu lassen.

Die Probleme beschränkten sich nicht nur auf die Präsenzschulungen, sondern erstreckten sich auch auf ihre E-Learning-Maßnahmen. Die Probleme waren auch nicht auf eine bestimmte Art von Führungskraft beschränkt. Sowohl Junior- als auch Senior-Manager profitierten nicht so stark wie erwartet. Für das Unternehmen und sein Management bedeutete dies unnötige Ausgaben, verlorene Einnahmen und Zeit, geringere Teilnehmerzufriedenheit und eine unzureichende Auslastung von Talenten und Ressourcen.

Unzureichende Schulungsbereiche

Zwei der am stärksten betroffenen Bereiche waren Schulungsprogramme zu effektiver Kommunikation und Mitarbeiteranerkennung. Bei diesen beiden Führungsqualitäten handelt es sich naturgemäß um zwischenmenschliche Kompetenzen. Es ist daher wenig überraschend, dass weder Präsenzschulungen noch E-Learning-Kurse die gewünschte Wirkung erzielten. Präsenzschulungen bestehen aus Zuhören, Gruppenübungen und natürlich - und das ist ein wesentlicher Aspekt der Ausbildung - aus dem Austausch zwischen den Teilnehmern. Sie können jedoch nur bedingt zur Stärkung zwischenmenschlicher Fähigkeiten beitragen, vor allem, wenn es sich nicht nur um fünf, zehn oder fünfzehn, sondern um Hunderte von Führungskräften handelt, die diese Schulungsprogramme aufgrund der schieren Masse der Teilnehmer in einem kurzen Zeitrahmen durchlaufen.

Ähnlich verhält es sich mit E-Learning, einer Schulungsmethode, bei der die Teilnehmer viel Zeit vor dem Computer verbringen und sich zurückziehen, was sich verständlicherweise nicht auf die zwischenmenschlichen Fähigkeiten einer Führungskraft auswirkt. Insbesondere auf Führungskompetenzen wie effektive Kommunikation und dem Wertschätzen von Mitarbeiterleistung. Dies gilt umso mehr, als jede wirkliche Veränderung langsam vonstatten geht und mehrfach wiederholt werden muss, bevor sie zu einem festen Bestandteil der eigenen Denkweise und des eigenen Verhaltens wird. Die neuropsychologische Wirkung von E-Learning ist in Bezug auf die Führungsqualitäten sehr begrenzt.

Daher ist es wichtig, Schulungsprogramme zu entwickeln, die genau diesen Zweck erfüllen und Veränderungen auf individueller Ebene bewirken. Auch wenn Hunderte von Führungskräften und Mitarbeitern an Kursen zur Entwicklung von Führungsqualitäten teilnehmen.

Der zögerliche Teilnehmer

Neben der begrenzten Wirkung und der mangelnden Durchführbarkeit können es auch die Teilnehmer selbst sein, die jegliches Potenzial zum Erlernen neuer oder zur Verbesserung bestehender Fähigkeiten untergraben.  Ein anderer Kunde stand vor einem solchen Dilemma.

Eine mangelnde Bereitschaft, an Trainingsprogrammen teilzunehmen und neue Techniken zu akzeptieren, kann die Wirksamkeit von Trainingsmaßnahmen beeinträchtigen. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Teilnehmer, die ihre Zeit lieber in der Werkstatt, mit Kunden oder im Verkauf verbringen oder einfach wieder im Büro sitzen und ihre Aufgaben erledigen wollen, haben wenig Interesse daran, ihre wertvolle Zeit in Schulungen zu investieren.

Manager und Führungskräfte, die ihre Fähigkeiten seit Jahren praktizieren, könnten auch dazu neigen, Ideen abzulehnen, die ihr Glaubenssystem in Frage stellen. Ihr Zögern könnte in der Tat zu einer geringeren Produktivität und Effizienz führen. Gegensätzlich zum Ziel eines Schulungsprogramms führt ein erzwungenes Lernen tendenziell zu einem Rückgang der Motivation und Leistung der Teilnehmer. Auch das Vertrauen in die Personalabteilung und das obere Management kann untergraben werden, da die Teilnehmer das Gefühl haben, dass ihre individuellen Bedürfnisse weder anerkannt noch berücksichtigt werden.

Diesen unliebsamen Problemen stand dieser Kunde gegenüber, bevor er sich an uns wandte. Seine Teilnehmer sahen in der angebotenen Schulung wenig Wert. Sie hatten das Gefühl, dass sie kaum einen Mehrwert für ihre persönliche und berufliche Entwicklung hatten und begannen die Seriösität und Motivation der Personalabteilung und ihrer Vorgesetzten in Frage zu stellen.

Die Folge der Schulungsprogramme waren wenig Veränderung und Entwicklung, großer Widerstand und abnehmende Zufriedenheit mit und Vertrauen in das Management und die Personalabteilung sowie erhebliche Verluste in Form von zeitlichen und finanziellen Ressourcen.

Angesichts der hohen Erwartungen und Kosten von Schulungsprogrammen ist eine unterdurchschnittliche Kapitalrendite inakzeptabel und erfordert Maßnahmen und Lösungen.

1: Wie verwaltet man am besten eine große Zahl von Schulungsmaßnahmen und erzielt den größten Nutzen?

In Unternehmen jeder Größe kann es vorkommen, dass eine große Zahl von Mitarbeitern in kurzer Zeit geschult werden muss. Sei es aufgrund einer großen Anzahl neuer Führungskräfte, einer Änderung der Strategie oder der Erkenntnis, dass neue Impulse das Geschäft vorantreiben werden. Häufig sind es die Mitarbeiter, die mehr Fortbildungsmöglichkeiten fordern - die persönliche und berufliche Weiterentwicklung ist in der Tat zu einem wichtigen Element guten Personalmanagements geworden. Dies gilt insbesondere für das immer wichtiger werdende Humankapital, die Generation der Millennials, die heute den größten Anteil an der Belegschaft ausmacht.

Doch wie geht man vor, wenn Hunderte von Mitarbeitern geschult werden müssen? Ab welchem Punkt wird ein bestimmter Schulungsansatz undurchführbar, und wie können Sie den Wert für die Mitarbeiter erhalten, auch wenn die zu schulende Gruppe immer größer wird?

Zweifellos gibt es einen Schwellenwert dafür, wie viele Personen an einer bestimmten Schulung teilnehmen können und wie hoch die Rentabilität der Investition sein muss, damit ein nennenswerter Ertrag erzielt wird. Um festzustellen, welche Größe für ein bestimmtes Schulungsprogramm angemessen ist, sind gut durchdachte Kennzahlen, die konsequent gemessen werden, der Schlüssel für jede Personalabteilung. Metriken sind nicht nur entscheidend, um die richtige Größe für eine bestimmte Schulungsmethode zu bestimmen, sondern auch, um ihre Leistung über einen bestimmten Zeitraum, über Teilnehmer und Kohorten hinweg zu verfolgen und sie bei Bedarf anpassen zu können.

Nur mit vorher festgelegten und ausgearbeiteten Metriken ist es möglich, die Durchführbarkeit einer Schulungsmethode für große Gruppen zu bewerten. Die abgeleiteten Daten ermöglichen es, die Effektivität, die erforderliche Dauer des Trainingsprogramms und sein Tempo zu bestimmen, und vor allem die Größenschwelle, die angibt, wann Kohorten für ein bestimmtes Trainingsprogramm zu groß werden.

2: Wie können wir die potenziell negativen Auswirkungen von aufgezwungenen Schulungsprogrammen minimieren?

Schulungsprogramme sind zeit- und kostenintensive Initiativen im Bereich des Personalmanagements, die in zwei Richtungen gehen können. Im Idealfall sind ihre Auswirkungen auf den Einzelnen, das Team, die Organisation, die Motivation, die Leistung, die Kundenzufriedenheit, die Produktqualität, die Führung, den Verkauf - die Liste ließe sich fortsetzen - deutlich sichtbar und nachhaltig. Am anderen Ende des Spektrums stehen Schulungsinitiativen, die nicht nur nicht das erwartete Ergebnis liefern, sondern auch negative Auswirkungen haben. Schulungsinitiativen, die als ineffektiv empfunden werden, können bei den Teilnehmern einen bitteren Beigeschmack hinterlassen, die Beziehungen zum und das Vertrauen in das Management beschädigen und den Widerstand der Mitarbeiter gegen künftige Personalinitiativen erhöhen.

Ein Kunde kam mit genau diesem Problem zu uns. Die Teilnehmer waren unzufrieden und hegten ein ungesundes Misstrauen gegenüber dem Management. Sie bezweifelten, dass ihre Abteilungsleiter und die Personalabteilung ihren Schulungsbedarf überhaupt verstanden. Statt eines deutlichen Leistungsanstiegs und einer Verbesserung der Fähigkeiten der Teilnehmer verschlechterte sich die Motivation nach der Schulung häufig. Hunderttausende von Euro gingen allein durch die Schulungskosten verloren, ganz zu schweigen von den entgangenen Einnahmen, der geringeren Motivation und dem schwindenden Vertrauen in das Unternehmen und sein Management - um nur einige Beispiele zu nennen.

Die Lösung war so einfach wie das Problem selbst. Es ging darum zu verstehen, was die Mitarbeiter wirklich brauchten und wollten. Eine entsprechende Initiative ist ein Beweis dafür, dass sich die Unternehmensleitung und die Personalabteilung aufrichtig um ihre Mitarbeiter kümmern und sie versucht zu verstehen.

Es ist in der Regel schwieriger, unwillige Teilnehmer zu begeistern, d. h. diejenigen, denen die Ausbildung aufgezwungen wurde. Selbst diejenigen, die bereit sind, ihre Fähigkeiten auszubauen, werden sich nur dann auf eine Schulung einlassen und ihre Fähigkeiten verbessern, wenn die Schulung auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das ist der Schlüssel: die Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter und Führungskräfte zu verstehen. Nur wenn die Mitarbeiter an den Schulungsprogrammen beteiligt sind, können sie ihr volles Potenzial entfalten - sowohl der Mitarbeiter als auch die Schulung.

3: Wie können wir feststellen, welche Schulungsprogramme für welche Gruppe geeignet sind und wie wirksam sie sind?

Wie können wir feststellen, ob Schulungsprogramme wirksam und angemessen sind? Das bringt uns zurück zu unserem ersten Punkt. Es geht um die richtigen Messgrößen, um ein Verständnis dafür, was das Unternehmen, seine Mitarbeiter, seine Führungskräfte und der Markt brauchen. Es bringt wenig, wenn ein Unternehmen von der Blockchain-Technologie hört und beschließt, seine Mitarbeiter in dieser Spitzentechnologie zu schulen. Dennoch lesen wir immer wieder von Unternehmen, die Blockchain-Technologien selbst für die grundlegendsten Aufgaben einsetzen wollen, die mit bestehenden Tools leicht zu erledigen wären.

Einem bloßen Hype zu folgen, schafft wenig Wert, weder für den Mitarbeiter noch für das Unternehmen und seine Produktivität und Gewinne. Die Schulung von Mitarbeitern in neuen Technologien mag auf dem Papier eine wunderbare Idee sein, doch was ist der Grund für eine solche Initiative?

Es ist von entscheidender Bedeutung, den Bedarf des Unternehmens zu identifizieren, die Bedürfnisse und Interessen der Mitarbeiter zu verstehen und herauszufinden, ob sie tatsächlich bereit sind, eine neue Fähigkeit zu erlernen. Es kann daran liegen, dass die Mitarbeiter die Bedeutung und die Möglichkeiten eines Schulungsprogramms nicht erkennen. In diesem Fall ist es Aufgabe des Managements, den Nutzen für die Mitarbeiter klar zu kommunizieren - schließlich ist es ihre Zeit und Energie, die sie in die Erweiterung ihrer Fähigkeiten investieren.

Die Kenntnis der Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ermöglicht es der Personalabteilung, nur solche Schulungsinitiativen durchzuführen, die für das Unternehmen tatsächlich erforderlich sind und die von den Mitarbeitern als lohnend angesehen werden. Während Ersteres für das Gedeihen von Unternehmen unerlässlich ist, wird Letzteres oft als größere Herausforderung empfunden. Für die Personalabteilungen ist es daher von entscheidender Bedeutung, die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter sowie den Status quo zu ermitteln, bevor sie die geeigneten Leistungsindikatoren festlegen und diese konsequent messen. Dies erfordert einen Überblick und die entsprechenden Daten sowie das Fachwissen, um die Schulungsdaten in verwertbare Informationen umzuwandeln. Allzu oft werden Schulungsprogramme mit geringen langfristigen Auswirkungen gemessen, weil es nicht gelingt, die abgeleiteten Informationen in wirkungsvolle Initiativen umzusetzen.

Um festzustellen, ob eine Schulungsinitiative angemessen und wirksam ist, sollte die Datenanalyse die treibende Kraft hinter jedem Mitarbeiterentwicklungsprogramm sein, bevor wertvolle Ressourcen investiert werden.

4: Gibt es eine ideale Kohortengröße, ein Maximum oder sogar ein Minimum, damit Schulungsprogramme effektiv sind?

Gelegentlich versuchen Unternehmen, Schulungssitzungen mit Gruppen durchzuführen, die größer als ideal sind. Dies kann aus Zeitgründen geschehen oder um die finanziellen Auswirkungen zu verringern. Die Effektivität von zu großen Trainingsgruppen rechtfertigt jedoch keine Kompromisse bei den Kosten oder der Zeit. Im Gegenteil, die Kosten können die Einsparungen überwiegen, wenn man sich für die falsche Gruppengröße entscheidet. Die Lerneffekte können vernachlässigbar sein, die Zufriedenheit und die spätere Leistung können sich verschlechtern, und die Schulungsprogramme können zu verlorenen Chancen werden.

In zu großen Gruppen gelingt es nicht, alle Teilnehmer zu integrieren, der zwischenmenschliche Austausch wird erschwert oder unmöglich, bestimmte Personen werden entfremdet, und es wird kein nennenswerter Lern- und Entwicklungseffekt erzielt.

Stellen Sie sich ein Führungskräftetraining mit zwanzig oder mehr Personen vor: Je größer die Gruppe ist, desto unwahrscheinlicher wird es, dass alle zu Wort kommen, sich voll einbringen und ihre Führungsqualitäten verbessern können. Für Introvertierte kann eine zu große Gruppe eine zu große Bedrohung darstellen, um sich in Diskussionen oder Übungen einzubringen. Das Gleiche gilt für viele Teambildungsübungen. Je mehr Personen an diesen Übungen beteiligt sind, desto geringer sind die Auswirkungen auf den Einzelnen und das Team als Ganzes. Es ist zu einfach, sich zu "verstecken" und sich aufgrund der großen Gruppengröße unbeteiligt zu fühlen. Eine teure Teambuilding-Veranstaltung wird so zu einem bloßen Ausflug, der möglicherweise mehr schadet als nützt.

Bei jeder Schulungs- und Entwicklungsinitiative muss sichergestellt werden, dass die Größe der Gruppe es ermöglicht, dass sich jeder Einzelne voll einbringen kann.

Ebenso kann eine Schulung mit zu wenigen Teilnehmern wenig Gewinn für den Mitarbeiter, die Führungskraft und das Unternehmen abwerfen. Stellen Sie sich eine Schulung zur Verbesserung der Teamführungsfähigkeiten mit nur zwei oder drei Teilnehmern vor: Der wichtige Austausch, der neue, anregende Sichtweisen ermöglicht, wäre begrenzt. Die Möglichkeiten, sich einzubringen, Rollenspiele zu spielen und vielseitiges Feedback zu erhalten, weit gefehlt.

Eine größere Gruppe mit unterschiedlichen Mitgliedern aus dem gesamten Unternehmen bringt den höchsten Return on Investment und hat die stärkste Wirkung auf die Teilnehmer.

In ähnlicher Weise müssen auch externe Schulungen ein Grund für Wachstum sein. Externe Schulungen können nur dann zu den gewünschten Ergebnissen führen, wenn Führungskräfte mit unterschiedlichem Hintergrund und aus verschiedenen Unternehmen und Branchen die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen auszutauschen und sich gegenseitig zu unterstützen.

Liegt der Schwerpunkt jedoch nicht auf dem Erlernen neuer, sondern auf der Vertiefung und Verfeinerung bestehender Führungsqualitäten, sind kleinere Gruppen wünschenswert. Wie im Sport wird ein Fußballspieler, der seine Dribbelkünste verbessern will, in Einzelgesprächen und -übungen mit seinem Trainer arbeiten. Kleinere Defizite können erkannt und behoben werden, bevor die verfeinerten Fähigkeiten mit anderen Spielern trainiert werden. Der Versuch, die Dribbeltechnik in einer Gruppe von dreißig Personen zu verbessern, ist nicht nur ineffektiv, sondern erlaubt auch nicht, auf die individuellen Eigenschaften, Schwächen, Stärken und Potenziale einzugehen.

5: Gibt es eine beste Schulungsmethode - Schulungsprogramme mit mehreren Kanälen?

Es gibt immer Schulungsmethoden, die für einen bestimmten Zweck, eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern, eine bestimmte Phase in der Entwicklung und Karriere eines Mitarbeiters und das gewünschte Ergebnis am besten geeignet sind.

Es gibt keine Einheitsgröße, die für alle effektiven Schulungen geeignet ist. Die Unterschiede können individuell, branchen-, abteilungs- oder zeitabhängig sein. Es kommt darauf an, was wir mit der Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften erreichen wollen. Die beste Schulungsmethode ist diejenige, die sich am besten für das spezifische Ziel eignet, das der Einzelne, das Team, die Organisation, das Management und die Personalabteilung verfolgen. Aus diesem Grund ist es am besten, Schulungsmethoden zu kombinieren und mehrkanalige Schulungsansätze zu verwenden.

Mehrkanalige Schulungsansätze decken eine Vielzahl von Kriterien ab. Von theoretischem Wissen bis zu praktischer Erfahrung, von virtueller Realität bis zu Selbstreflexionssitzungen, von Coaching bis zu Gruppenübungen, von App-basiertem Lernen bis zu Gamification - Multikanal-Trainingsansätze sind in der Regel die effektivsten. 

Doch genau wie bei anderen Schulungsprogrammen ist es entscheidend, dass sie gut ausgearbeitet sind, auf Bedürfnisse und Defizite eingehen und durch den Einsatz von Datenanalysen konsequent gemessen und angepasst werden. Aus diesem Grund setzt eines der erfolgreichsten und profitabelsten Luxusautounternehmen auf mehrkanalige Schulungsansätze. Ihr vielseitiger Ansatz hat im Laufe der Jahre nicht nur zu beeindruckenden Umsätzen und Gewinnen geführt, sondern das Unternehmen erfreut sich auch eines hohen Mitarbeiterengagements, während die Mitarbeiterfluktuation seit vielen Jahren sehr gering ist.